Da li je uredna raspodjela dokumenata, lako pronalaženje i klasifikacija gorući problem u Vašoj organizaciji ? Ako da, ovaj članak je za vas.

Pored arhiviranja, sistem za upravljanje dokumentima treba da ima :

• Politiku upravljanja dokumentima : grupama i pojedinačnim dokumentima (uključuje period zadržavanja predviđen zakonom)

• Workflow za standardne aktivnosti vezane za dokumente : kolaboracija (kreiranje, odobravanje i verifikaciju pojedinačnog dokumenta), verzioniranje (rad na dokumentu po verzijama), dodavanje tipskih elemenata dokumentu (npr. automatski broj dokumenta) kao i pridružene aktivnosti kao što je obavijest emailom o promjeni dokumenta

Workflow se može vezati za document set. To znači da je moguće u Sharepoint 2010 napraviti workflow za skup dokumenata. Za workflow su posebno važni

• kontrola verzija

• odobrenje sadržaja i

• check-in i check-out

Za kontrole verzija je važno primijeniti standard. To znači da za dobar workflow kontrole verzija  treba slijediti efikasan standard i onaj koji daje suglasnost sa zakonom. Npr. ISO 9001.

Odobrenje sadržaja omogućava definiranje pravila za odobravanje sadržaja u listi. Ko su članovi grupe za odobrenje dokumenta ? Na koji način se sadržaj prihvata ili odbija ? Preduvjet je kontrola verzija.

Check in i out prati koja osoba je i kakvu promjenu napravila.

Gorući problem za produktivnost rada i time profit  je automatizacija dodjele brojeva i ostalih varijabli dokumentu. Ova dodjela zavisi od efikasnog poslovnog procesa. Taj treba da da je za minimalno 10 načina izvršenja popisan do u detalje - na papiru upotrebom uma čovjeka, ne softvera. Dodjela varijabli dokumentu se radi na način da se doda kolona u Sharepointu, koja se prikazuje automatski na željenom dokumentu (npr. broj ponude). Workflow se piše u sredstvu koje se zove Sharepoint Designer (besplatan) ili Visual Studio.

Važna stavka za automatizaciju dodjele varijabli grupi dokumenata je tzv. content tip. Content tip sadrži i workflow aktivnosti, koji se može dodijeliti grupi dokumenata.

Cijela stvar je dostupna na Windows mobitelima.

2010-12-03